Quem nunca se pegou pensando em todas aquelas tarefas pendentes que ainda tinha para fazer?
São vários e-mails para responder, planos de ação para executar e telefonemas para realizar…
Então, se você não aguenta mais ficar pensando na quantidade de atividades que tem para serem feitas e nem mesmo sabe por onde começar, a Matriz de Eisenhower pode ser a solução para os seus problemas.
O que é uma Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta gráfica que pode ajudar você a direcionar suas tomadas de decisões em 4 níveis de prioridades.
Esses 4 níveis são compostos por quadrantes formados por 2 eixos: importante x urgente.
Mas antes de tudo…
Você sabe a diferença entre o que é importante e o que é urgente?
As tarefas importantes são aquelas ações ligadas diretamente à estratégia. Isto é, são atividades que têm por trás um objetivo.
Já as demandas urgentes são aquelas que têm um prazo definido para serem executadas. Ou seja, você deve dar atenção imediata a elas.
E como dizia Eisenhower, o criador da matriz:
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”
– Dwight D. Eisenhower, 34º Presidente Americano.
Utilização
Então como esse gráfico de prioridades pode me ajudar na prática?
Simples! Ao priorizar as suas atividades diárias, você otimiza o tempo de execução, pois já sabe o que tem que fazer e quando realizar cada uma.
Além disso, pesquisas apontam que o nosso cérebro toma em média 35.000 decisões por dia. Assim, pensar demais sobre o que temos que fazer suga uma imensa quantidade de energia.
Com a utilização da Matriz de Eisenhower você gasta menos dessa energia escolhendo e julgando o que deve ser feito e usa essa “reserva energética” na execução das tarefas.
Isso que é produtividade!
Matriz de Eisenhower e Seus Quadrantes
Como já mencionado, a Matriz de Eisenhower é dividida em 4 quadrantes e cada um tem um significado de prioridade diferente para direcionar as suas demandas:
- Importante e urgente: faça imediatamente
- Urgente, mas não importante: delegue
- Importante, mas não urgente: decide quando fazer
- Não importante, nem urgente: faça depois
Logo, imagine que você está com uma lista de ações para executar. Então, você categoriza cada atividade dentro dos quadrantes da matriz de acordo com o seu nível de prioridade relacionada.
No final deste exercício, você terá noção de quais devem executar primeiro (importantes e urgentes) e quais deve fazer depois (não importantes, nem urgentes) além das ações que devem ser delegadas ou programadas para serem feitas posteriormente.
Ao decorrer dos dias ou semanas, você verá que a sua lista de tarefas pendentes irá diminuir e abrirá espaço para outras atividades, o que significa que a utilização da Matriz de Eisenhower é algo vivo e contínuo.
Dessa forma, você poderá utilizá-la sempre que precisar otimizar o seu tempo priorizando as suas tarefas para ter um dia mais produtivo, pois a priorização é a chave da eficácia.