O Que É um Plano de Ação
O plano de ação é uma ferramenta de gestão utilizada para gerenciar atividades com foco em alcançar um determinado objetivo.
Assim, uma das principais características do plano de ação é a sua praticidade. Visto que, você encontra todas as ações em apenas um documento.
Dessa forma, economiza-se tempo no gerenciamento da rotina para conduzir e acompanhar a execução das tarefas.
O método é normalmente elaborado em uma planilha eletrônica. Para isso, estrutura-se as atividades descrevendo, como por exemplo: o que será feito, quem será o responsável, qual será o prazo de entrega, etc.
A elaboração pode ser estruturada de diversas formas. Nesse sentido, independentemente da estrutura que você adotar, o importante é eliminar quaisquer dúvidas que possam influenciar negativamente na execução das atividades.
Nesse sentido, um dos métodos mais utilizados para elaborar um plano de ação é o 5W2H:
- What: O que será feito?
- Why: Por que será feito?
- Who: Por quem será feito?
- When: Quando será feito?
- Where: Onde será feito?
- How: Como será feito?
- How Much: Quanto irá custar?
Exemplo de um Plano de Ação:
Como Elaborar um Plano de Ação
#1 Definir o Objetivo
Para criar um plano de ação, deve-se ter clareza no resultado esperado. Assim, saber aonde se quer chegar é essencial tanto no planejamento quanto na execução das ações.
Descreva, então, o objetivo geral da criação do plano de ação. Saiba qual o problema você quer resolver e qual o resultado esperado após a conclusão de todas as ações.
Dessa forma, você irá guiar as atividades e engajar a equipe durante todo o processo, independentemente da etapa.
#2 Planejar as Ações
O planejamento é a primeira etapa prática na elaboração do plano de ação. De modo geral, ele é feito organizando as ações para que se consiga sair ponto A e chegar no ponto B da melhor maneira possível.
Portanto, liste o que deverá ser feito para que se possa alcançar o objetivo pré-determinado. Em seguida, complemente o plano seguindo as demais etapas:
1. O que: descrever, no infinitivo, a atividade a ser executada de modo que não surjam dúvidas no significado da ação.
2. Porquê: determinar o motivo que justifica a ação. Este, está intrinsicamente ligado ao objetivo geral do plano de ação
3. Onde: definir a localização envolvida da atividade
4. Como: descrever a maneira como o responsável guiará ou executará a tarefa
#3 Programar as Atividades
Tão importante quanto planejar, programar as atividades é dar um passo a mais para a execução eficaz do plano de ação.
Desse modo, as etapas a serem seguintes são:
1. Quem: definir o responsável pela execução da ação. Para esta etapa, não se deve definir um setor ou empresa nessa fase, mas sim uma pessoa.
2. Quando: estabelecer um prazo para a conclusão da ação. Este é um dos pontos mais importantes do plano de ação, pois o responsável deverá ser cobrado em relação a esta data.
3. Quanto: determinar o quanto de recurso irá ser desprendido para realizar a atividade, como por exemplo: recurso financeiro, tempo e mão de obra.
#4 Executar o Plano de Ação
É nesse passo em que os responsáveis irão colocar em prática todas as tarefas que foram planejadas e programadas.
Dessa forma, a ação poderá ser executada pelo próprio responsável ou ser delegada, pelo ele, a uma equipe.
#5 Monitorar as Ações
Acompanhar a execução das ações é fundamental tanto para garantir a qualidade das entregas quanto para verificar se os recursos estão sendo utilizados de maneira produtiva.
Assim, é essencial transformar este acompanhamento em hábito. Com isso, o gerenciamento do plano de ação irá se tornar rotina no dia a dia.
#6 Verificar os Resultados
Em muitos planos de ação, pode-se verificar as entregas da maioria das ações in loco. Para assim, checar a qualidade e o nível de serviço prestado pela equipe.
Pode-se, também, utilizar indicadores de desempenho para analisar a existência de possíveis desvios das atividades do plano de ação.
#7 Implementar as Correções
Durante o andamento das atividades, podem surgir alguns imprevisto na execução das ações ou na entrega dos resultados.
Nesse sentido, é necessário implementar ações corretivas visando a manutenção da qualidade de cada etapa. Para assim, atingir o objetivo final da melhor maneira possível.
Portanto, a utilização do plano de ação é fundamental para que a organização planeje e acompanhe as ações de maneira simples e prática.
Assim, contribuindo para a concretização do plano e consequentemente atingir os objetivos preestabelecidos da melhor maneira possível.