Você gosta de perder tempo? A resposta para esta pergunta pode parecer óbvia, mas a questão é um dos principais desafios de muitos gestores.
No mundo volátil e complexo em que vivemos, gerenciar atividades pode causar diversos momentos de estresse e incertezas ao longo das suas etapas de execução.
Por esse motivo, saber como elaborar um cronograma de projeto é extremamente importante para a utilização eficaz dos recursos e a garantia do sucesso nas entregas.
Ao colocar o cronograma em prática, você irá ampliar a sua visão sistêmica sobre os pacotes de trabalho. Assim, obterá êxito no gerenciamento do projeto, fazendo o melhor uso dos recursos: mão de obra, materiais e tempo.
O Que é um Cronograma de Projeto?
O cronograma de projeto é uma ferramenta de planejamento e controle, em que são definidas todas a tarefas a serem executadas de maneira sequencial e com um prazo estabelecido.
No processo de construção do cronograma, são analisados fatores como: recursos, restrições, durações e precedência de atividades.
Nesse sentido, a ferramenta é o principal método para a gestão de tempo dentro das boas práticas do gerenciamento de projetos.
Tipos de Cronogramas de Projeto
Existem alguns modelos que são amplamente aplicados no gerenciamento de projetos para a construção de cronogramas.
Dessa forma, muitos são utilizados isoladamente e alguns podem ser implementados em conjunto de acordo com a necessidade da demanda.
As referências para a elaboração do cronograma de projetos são:
#1 Diagrama de Gantt
O diagrama de gantt é uma ferramenta gráfica utilizada para visualizar as etapas do projeto de maneira sequencial.
A ilustração do diagrama é representada por meio de barras horizontais – cada barra simbolizando uma atividade. Assim, quanto maior o prolongamento da barra maior é a duração da atividade.
Além disso, um grande diferencial do método é a facilidade em analisar os detalhes das tarefas de maneira macro, como por exemplo: início, término, folgas, interdependência e progresso.
É possível, assim, acompanhar o projeto como um todo, monitorando a utilização dos recursos e visualizando as oportunidades para a aplicação do paralelismo – técnica utilizada para acelerar o término do projeto executando atividades simultaneamente.
#2 Cronograma de Milestones
No geral, a ideia central do cronograma de milestones (marcos) é semelhante ao gráfico de gantt. Porém, há diferença no modo de representação, já que neste modelo existe a ilustração dos principais pontos de verificação do projeto.
Os marcos são um conjunto de entregas que caracterizam um evento específico do projeto. Além disso, este é formalizado e aprovado pelas partes interessadas – stakeholders.
Assim, o monitoramento do projeto é realizado pela verificação dos principais eventos ao longo do seu desenvolvimento.
#3 Diagrama de Precedência
Também conhecido como diagrama de blocos. O diagrama de precedência é utilizado para ilustrar todas as tarefas do projeto com suas devidas dependências.
A representação é feita em conjunto de blocos – cada bloco ilustrando uma atividade. Desse modo, as atividades são interligadas por meio de setas, onde é demonstrado as suas dependências.
Podemos ter como dependências os seguintes casos:
- Início – início
- Início – término
- Término – término
- Término – início
#4 PERT – Program Evaluation and Review Technique
O PERT (Programa de Avaliação e Técnica de Revisão) é aplicado em projetos com um nível maior de complexidade, como por exemplo: construção de navio, produção cinematográfica ou criação de software ERP.
Um grande diferencial do método é o cálculo para a determinação do tempo de duração das atividades.
Desse modo, a fórmula é obtida com a média ponderada dos três cenários:
- Otimista: contexto perfeito
- Realista: circunstâncias normais
- Pessimista: cenário crítico
Fórmula PERT = [Otimista + (Realista x 4) + Pessimista] / 6
#5 CPM – Critical Path Method
O CPM (Método do Caminho Crítico) é um modelo gráfico composto por setas, círculos e linhas tracejadas, em que é permitido o balanceamento de recursos do projeto – principalmente mão de obra.
O principal objetivo do CPM é visualizar o caminho crítico, onde este não pode sofrer alteração na duração de suas etapas para não atrasar o projeto.
O caminho crítico é a sequência de atividades com a maior duração. Ou seja, é a sequência de atividades que determina o tempo total do projeto.
Como Fazer um Cronograma de Projeto
1. Defina o Escopo
O primeiro passo para construir um cronograma de projeto é a definição do escopo. É nele em que se encontram todas as informações que traduzem o objetivo do projeto.
Com o escopo, sabe-se quais atividades devem ser planejadas para finalizar cada pacote de entrega e, posteriormente, encerrar o projeto de acordo com as exigências dos clientes.
2. Elabore a EAP
A EAP – Estrutura Analítica do Projeto, é utilizada para representar todo o escopo do projeto, facilitando a visualização das suas etapas.
Nesse sentido, estruture as entregas do escopo para facilitar a determinação das suas atividades, já que cada pacote de entrega deve ser concluído executando um conjunto de atividades.
3. Sequencie as Atividades
Após a elaboração da EAP, agora determine e ordene as atividades que precisam ser executadas para realizar cada entrega.
Nessa fase, pode-se utilizar o conceito do diagrama de precedência para estabelecer a relação entre as atividades: sucessoras e predecessoras. Ou seja, conhecer as dependências de cada uma.
4. Determine o Tempo de Duração
Para determinar o tempo de duração para cada atividade, você pode utilizar meios, como por exemplo: analisando históricos, conversando com os executantes ou utilizando a fórmula do PERT.
O importante nesse momento, é buscar a melhor aproximação para o tempo de execução das atividades, visto que um maior tempo poderá resultar em alto custo e um menor tempo em possíveis atrasos.
5. Defina os Responsáveis
Após a estruturação das entregas e programação das atividades, defina os responsáveis para cada atividade. Assim, você poderá cobrar os resultados de maneira mais prática.
Nesse sentido, é fundamental equilibrar o homem-hora disponível ao longo da execução das etapas, adequando cada colaborador na sua respectiva expertise para o melhor aproveitamento da equipe.
6. Priorize as Atividades
Com a utilização do método CPM, você pode visualizar a sequência de atividades de maior duração. Assim, priorize as atividades mais críticas de acordo com o caminho crítico do projeto.
Com isso, a probabilidades de ocorrer atrasos nas entregas é extremamente reduzida.
7. Crie o Gráfico de Gantt
Agora, construa o gráfico de gantt para finalizar a criação do cronograma de projeto e visualizar as suas etapas.
Para isso, existem diversas ferramentas para a elaboração do diagrama, pode-se obter pelo MS Project para esse último passo.
Por que Utilizar o Cronograma de Projeto
O cronograma de projeto é um recurso extremamente importante para o gerenciamento de projetos. É nele, que você pode aprimorar as etapas de planejamento, controle de comunicação do empreedimento.
Além disso, diversos outros benefícios podem ser obtidos com o uso desta técnica:
- gerenciamento do tempo
- monitoramento do desempenho da equipe
- alocação de recursos
- eficiência na execução
- prever gastos
- antecipa imprevistos
Portanto, construir e implementar um cronograma de projeto é um ponto chave no gerenciamento de projeto. Nesse sentido, esse recurso é um fator decisivo para alinhar custo, qualidade e tempo.