O Que É um Fluxograma
O fluxograma é um esquema gráfico que define o processo produtivo ou um fluxo de trabalho. Assim, a representação permite uma visualização geral das etapas de maneira imediata.
Nesse sentido, o diagrama é elaborado utilizando figuras geométricas e setas que as interligam – estabelecendo a sequência das etapas do processo.
Os primeiros fluxogramas foram elaborados no início do século XX, por Frank Gilberth – um Engenheiro estudioso da produtividade do trabalho humano. Após isso, o método foi consolidado e ensinado nos cursos de engenharia e negócios.
Atualmente, o fluxograma tem um papel extremamente importante dentro das organizações, pois fornece base para a padronização de processos e estruturação lógica de informações. Obtendo-se, assim, o aumento da produtividade e a manutenção da qualidade dos produtos e serviços.
Tipos de Fluxograma
- Macrofluxograma: representa a visão global do processo. Porém, não ocorre a utilização das etapas de decisão.
- Fluxograma descritivo: descreve o fluxo macro em detalhes. Assim, é exposto todas as etapas do processo incluindo os pontos de decisão.
- Fluxograma funcional: demonstra o fluxograma descritivo adicionando-se colunas ou arraias. De modo geral, utiliza-se arraias para representar setores ou responsáveis por cada atividade.
- Fluxograma vertical: caracteriza o diagrama de processo ou folha de análise. Utiliza-se para identificar rotinas de um trabalho específico.
Utilização do Fluxograma
O fluxograma é extremamente utilizado nas empresas para o gerenciamento de processos e estruturação de dados por programadores.
Desse modo, observa-se a interdisciplinaridade do uso desta ferramenta em meio há diversas necessidades de vários áreas distintas, como por exemplo: produção, logística, manutenção, compras, marketing, etc.
Existem algumas aplicações especificas, onde a utilização do fluxograma é uma prática considerável. Assim, facilitando o planejamento e execução de diretrizes, como por exemplo:
- Planejamento estratégico
- Desdobramento das diretrizes
- Desenvolvimento de novos produtos ou serviços.
Além do uso da ferramenta para o aumento da produtividade e garantia da qualidade nos processos produtivos, existem outros benefícios inerentes à aplicação da ferramenta. Estes são:
- Engajamento da equipe
- Entendimento dos processos produtivos
- Descobrimento de oportunidades de melhoria
- Melhora na comunicação e clara dos processos
- Oportunidade do conhecimento afinco dos processos
Como Fazer um Fluxograma
Antes de iniciar a elaboração, é extremamente importante entender a simbologia do fluxograma. Nesse sentido, os símbolos facilitam a visualização, pois evitam descrições ao longo do diagrama.
A padronização dos símbolos é considerada uma prática essencial. Porém, o significado de algumas geometrias pode variar de acordo com a empresa e software utilizado.
O importante, nesse sentido, é utilizar o mesmo símbolo para o mesmo significado. Dessa forma, o entendimento do fluxograma não será prejudicado. Portanto, os principais são:
Passo a passo para elaborar um fluxograma:
1. Realizar o brainstorming das etapas: início, meio e fim:
Reúna as pessoas envolvidas no processo. Após isso, utilize papel, post-it, lousa ou qualquer outro recurso para que possam escrever as etapas.
2. Montar a sequência do fluxograma:
Estruture as etapas de maneira sequencial, montando parte por parte do início ao fim.
3. Revisar o diagrama feito:
Confira todo o fluxograma para enxergar as oportunidades de melhoria elaborando perguntas, como por exemplo:
Este processo é necessário?
Podemos simplificar esta etapa?
Existe a possibilidade de automatizar alguma atividade?
Fatores Importantes
- Não seja perfeccionista de primeira. Não tenha medo de errar no começo da elaboração
- Não idealize um fluxo se você ainda não tem os recursos necessários para executá-lo. Faça o melhor que pode com o que você tem
- Converse com as pessoas envolvidas no processo produtivo in loco
- Caso o processo seja muito grande, separar por blocos.
- Procure enxugar as etapas do processo elaborando revisões ao longo do tempo
- Descrever tarefas no infinitivo no momento da elaboração.
Portanto, após a elaboração do fluxograma, recomenda-se sempre a busca por pela melhoria contínua do processo.
Para isso, é essencial a ter como objetivos tentar eliminar, combinar, reordenar ou simplificar as etapas dos processos produtivos.