Gerenciar projetos pode ser uma tarefa extremamente árdua dependendo do seu nível de complexidade
São muitas entregas, várias reuniões, diversos alinhamentos de recursos, e por aí vai…
Nesse sentido, dividir para conquistar é um preceito fundamental para se obter o sucesso desejado nesses empreendimentos.
É por esse motivo que existe a EAP. Uma ferramenta extremamente valiosa para quem busca obter sucesso no gerenciamento de qualquer projeto.
O Que é uma EAP
A EAP – estrutura analítica de projeto (em inglês, WBS – work breakdown structure), é uma técnica para a decomposição hierárquica do projeto.
E (Estrutura): arranjo que estabelece uma padronização
A (Analítica): aspecto para se examinar algo o decompondo em partes simples
P (Projeto): esforço físico e mental com o foco em alcançar um objetivo com prazo pré-definido
De modo geral, a decomposição da estrutura analítica de projeto é feita para facilitar o gerenciamento do projeto, tanto na fase de planejamento quanto nas etapas de execução.
A construção da EAP é realizada dividindo o projeto em entregas de níveis menores. Dessa maneira, sabe-se quais atividades devem ser realizadas para finalizar cada pacote de trabalho até o encerramento de todo o projeto.
Utilização da Estrutura Analítica de Projeto
Além de ser essencial no planejamento, monitoramento e controle do projeto, a EAP é utilizada para facilitar a comunicação do escopo entre as partes interessadas – stakeholders.
O diálogo entre as partes envolvidas é imprescindível para o esclarecimento das entregas macros e, posteriormente, do produto final.
Afinal de contas, ninguém quer entregar um fusca quando o cliente espera uma ferrari, não é mesmo? (ou vice-versa, a depender do gosto…)
Assim, podemos obter diversos benefícios com o uso da EAP, como por exemplo:
- Diminuição da complexidade do projeto
- Monitoramento do progresso das atividades
- Aumento da assertividade na estimativa dos custos
- Redução de possíveis esquecimentos de atividades
- Auxílio na formação do time de colaboradores
- Clareza na programação das atividades
- Cumprimento pleno dos pacotes de trabalho
Como Fazer uma EAP
Apesar do processo para a elaboração da estrutura analítica de projeto não ser complicado, deve-se conhecer duas regras de ouro para que seja evitado possíveis erros e, consequentemente, retrabalhos após a sua construção.
A Regra dos 100%
A regra dos 100% foi definida pelo Practice Standard for Work Breakdown Structure – Second Edition. Assim, ela estabelece que todas as decomposições do escopo formam 100% do produto final.
Ou seja, a soma de todas as entregas “filhas” devem compor 100% da entrega “pai”. Ademais, isso é válido para todos os níveis da EAP.
A Regra 8-80
É comum as pessoas terem dúvidas como: “até onde devo decompor a EAP?” ou “em quantos elementos dividir?”
Para isso, a regra 8-80 define que a decomposição das entregas devem seguir no mínimo 8 e no máximo 80 horas de execução do trabalho. Assim, a regra é válida tanto para as entregas da EAP quanto para atividades do cronograma.
A partir deste momento, você já está apto para elaborar a sua própria Estrutura Analítica de Projeto seguindo as 4 etapas a seguir:
#1 Identificação do Produto Final
Para a construção da EAP, o primeiro passo é definir qual é o resultado que se espera depois de todas as etapas serem concluídas.
Pergunte a si mesmo: qual é o objetivo a ser alcançado após o encerramento do projeto?
Após isso, escreva o nome do projeto no primeiro nível da EAP. Como modelo, iremos utilizar o exemplo da “Casa Nova” citado anteriormente.
#2 Definição das Entregas Macros
Agora, defina quais são as entregas chaves que necessitam ser realizadas para que o projeto seja concluído.
Nesta etapa, é fundamental utilizar a regras dos 100%, visto que estas entregas devem compor todo o produto final.
No exemplo da Casa Nova, as entregas macros são: Infraestrutura, Fundação, Estrutura, Telhado e Acabamento.
#3 Decomposição das Entregas
Separe as grandes entregas em pacotes de trabalho para que se possa gerenciar mais facilmente.
Recomenda-se separar toda EAP em até 4 níveis. Assim, caso o número de níveis superar este valor, é indicado elaborar outra EAP como subprojeto. Além disso, nesse momento é essencial utilizar a regra das 8-80 horas para obter assertividade na decomposição do diagrama.
#4 Revisão da Estrutura Analítica de Projeto
Revise a EAP com o objetivo de refinar-la. Para isso, é importante buscar manter a estrutura com no máximo 200 elementos para não aumentar a complexidade no gerenciamento do projeto.
Além disso, outro fator importante é que a EAP não contempla atividades, mas sim entregas (pacotes de trabalho). Ou seja, as atividades deverão ser criadas no cronograma do projeto.
Dicionário da EAP
Embora a EAP seja uma ferramenta excelente para a visualização geral do projeto, a riqueza de detalhes se torna inviável, já que não seria possível explicar cada entrega no diagrama.
Dessa forma, criou-se o dicionário da EAP, que visa detalhar as entregas de modo que se possa enxergar suas particularidades.
Este documento visa expor os detalhes dos pacotes de trabalho para que se possa atender todos os requisitos esperados do projeto.
Assim, em um dicionário da EAP, pode-se conter:
- Identificação da entrega / pacote de trabalho
- Especificação da entrega / pacote de trabalho
- Responsável
- Participantes
- Critérios de qualidade
- Atividades associadas
- Recursos necessários
- Premissas
- Restrições
- Referências técnicas e normativas
Para melhor exemplificar, podemos tomar como exemplo o dicionário da EAP para a estrutura construída anteriormente:
Os 10 Princípios da EAP
- Representar todas as entregas que compõem o projeto na EAP.
- Utilizar nomenclaturas simples nas entregas.
- Usar o dicionário da EAP para descrever com detalhes cada entrega.
- Decompor as entregas em subníveis até que se possa gerenciar com praticidade.
- Não decompor as entregas exageradamente. Pode-se utilizar a boa prática das 8-80 horas (mínimo 8 e máximo 80 horas para cada entrega filha)
- Seguir a hierarquia de decomposição. Ou seja, cada entrega “filha” deve estar contida na sua entrega “pai”.
- Utilizar a regra dos 100%. Dessa forma, todo o conjunto de entregas “filhas” devem compor 100% da sua entrega “pai”.
- Não decompor uma entrega “pai” em somente uma “filha”.
- Representar cada entrega somente uma vez na EAP.
- Consultar o Practice Standard for Work Breakdown Structure – Second Edition caso tenha mais alguma dúvida.
Portanto, a EAP é um recurso extremamente importante para o sucesso de um projeto, especialmente com um alto nível de complexidade.
Utilizando-a você aumentará o exito na gestão das ações, tornando-se mais eficaz no gerenciamento dos projetos.